Chính sách bảo mật thông tin
Áp dụng cho website Gia phả Nguyễn Tiến Làng Vạng tại nguyentien.luatanhoanggia.com.
Cập nhật lần cuối: 02/09/20261. Phạm vi và nguyên tắc áp dụng
Chính sách này giải thích cách Ban quản trị thu thập, sử dụng, lưu trữ, bảo vệ và xử lý yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân khi thành viên truy cập hoặc sử dụng website. Việc xử lý dữ liệu được thực hiện cho mục đích gia phả, theo phạm vi cần thiết, minh bạch và phù hợp với pháp luật Việt Nam về dữ liệu và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Do đặc thù gia phả, một số dữ liệu có thể do người thân hoặc đại diện nhánh họ cung cấp. Người cung cấp phải bảo đảm có căn cứ phù hợp, tôn trọng quyền riêng tư của người còn sống và thông báo cho người liên quan khi cần thiết.
2. Những dữ liệu có thể được thu thập
- Tài khoản: họ tên, email, mật khẩu đã được băm, trạng thái tài khoản, vai trò và thời điểm đăng nhập.
- Đăng nhập Google hoặc Zalo: mã định danh tài khoản, tên, email hoặc ảnh đại diện mà nhà cung cấp cho phép chia sẻ sau khi người dùng đồng ý.
- Dữ liệu gia phả: họ tên, giới tính, ngày sinh/ngày mất, đời, thứ tự sinh, quan hệ cha mẹ–con cái–vợ chồng, tên khác, ghi chú, ảnh và tư liệu liên quan.
- Thông tin giới hạn quyền truy cập: số điện thoại, nghề nghiệp, nơi ở hoặc dữ liệu riêng tư khác chỉ hiển thị cho người có quyền phù hợp.
- Nội dung đóng góp: bài viết, ảnh tin tức, ảnh thư viện, sự kiện, chú thích và tài liệu do thành viên hoặc quản trị viên tải lên.
- Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP trong nhật ký quản trị, cookie phiên đăng nhập, thời gian thao tác, loại yêu cầu và thông tin cần thiết để phát hiện lỗi hoặc hành vi bất thường.
Website không yêu cầu tải ảnh đầy đủ giấy tờ tùy thân để xác thực tài khoản và không chủ động thu thập dữ liệu thanh toán.
3. Mục đích sử dụng dữ liệu
- Tạo, xác thực, phê duyệt và phân quyền tài khoản.
- Xây dựng, hiển thị, tra cứu và cập nhật cây gia phả, danh xưng, thống kê, sự kiện, tin tức và thư viện ảnh.
- Kiểm tra nguồn tư liệu, sửa thông tin sai và duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu dòng họ.
- Gửi hoặc xử lý thông báo cần thiết liên quan đến tài khoản và yêu cầu của thành viên.
- Sao lưu, khôi phục, bảo vệ website, ngăn truy cập trái phép và ghi nhận thao tác quản trị.
- Thực hiện nghĩa vụ theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.
Ban quản trị không sử dụng dữ liệu gia phả để bán, môi giới dữ liệu, quảng cáo hành vi hoặc gửi quảng cáo thương mại không được yêu cầu.
4. Chia sẻ và bên xử lý liên quan
Dữ liệu được lưu trên hosting riêng và cơ sở dữ liệu MySQL do Ban quản trị kiểm soát. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong các trường hợp cần thiết:
- Với thành viên đã đăng nhập theo đúng vai trò và phạm vi hiển thị của hệ thống.
- Với Google hoặc Zalo khi người dùng chủ động chọn đăng nhập qua nhà cung cấp đó; việc xử lý tại nhà cung cấp còn tuân theo chính sách của họ.
- Với đơn vị hosting hoặc nhà cung cấp hạ tầng trong phạm vi kỹ thuật cần thiết để vận hành, sao lưu và bảo vệ website.
- Theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của thành viên và Ban quản trị.
- Với bên khác khi có sự đồng ý phù hợp của chủ thể dữ liệu hoặc người đại diện hợp pháp.
5. Thời hạn lưu trữ và xóa dữ liệu
Dữ liệu tài khoản được lưu trong thời gian tài khoản hoạt động hoặc còn cần thiết để giải quyết yêu cầu, bảo vệ hệ thống và tuân thủ pháp luật. Dữ liệu gia phả và tư liệu lịch sử có thể được lưu lâu dài vì mục đích bảo tồn phả hệ, nhưng phải được giới hạn quyền truy cập đối với thông tin của người còn sống.
Khi nhận yêu cầu xóa, Ban quản trị sẽ xác minh người yêu cầu, phạm vi dữ liệu và quyền của những người liên quan. Một số thông tin có thể được ẩn, hạn chế hoặc tách khỏi tài khoản thay vì xóa toàn bộ nếu việc xóa làm sai lệch quan hệ phả hệ, ảnh hưởng quyền của người khác hoặc trái nghĩa vụ lưu trữ hợp pháp. Bản sao lưu sẽ được thay thế theo chu kỳ vận hành hợp lý.
6. Quyền và lựa chọn của thành viên
Trong phạm vi pháp luật áp dụng, thành viên có thể yêu cầu:
- Được biết dữ liệu nào đang được xử lý và mục đích xử lý.
- Truy cập, xem, chỉnh sửa hoặc bổ sung dữ liệu chưa chính xác.
- Rút lại sự đồng ý, phản đối hoặc yêu cầu hạn chế một hoạt động xử lý.
- Yêu cầu xóa dữ liệu, đóng hoặc vô hiệu hóa tài khoản khi có căn cứ phù hợp.
- Khiếu nại, tố cáo hoặc yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật nếu quyền đối với dữ liệu bị xâm phạm.
Để bảo vệ gia phả, Ban quản trị có thể yêu cầu thông tin xác minh quan hệ hoặc quyền đại diện trước khi thực hiện yêu cầu liên quan đến hồ sơ của người khác.
7. Biện pháp bảo mật và trách nhiệm người dùng
Website sử dụng mật khẩu băm, phiên đăng nhập, phân quyền, CSRF, truy vấn có tham số, kiểm tra loại tệp, nhật ký thao tác và sao lưu để giảm rủi ro. Tuy nhiên, không hệ thống trực tuyến nào có thể bảo đảm an toàn tuyệt đối.
Thành viên phải giữ bí mật mật khẩu, đăng xuất trên thiết bị dùng chung, không chia sẻ dữ liệu riêng tư ra ngoài phạm vi được phép và thông báo ngay khi nghi ngờ tài khoản bị truy cập trái phép. Khi phát hiện sự cố, Ban quản trị sẽ đánh giá, hạn chế ảnh hưởng, khôi phục an toàn và thực hiện thông báo theo quy định áp dụng.
9. Liên hệ và cập nhật chính sách
Để hỏi, sửa, hạn chế hoặc yêu cầu xử lý dữ liệu, vui lòng liên hệ Người quản trị gia phả – LS Nguyễn Tiến Thi, điện thoại 0399 226 677. Ban quản trị có thể cập nhật chính sách khi chức năng hoặc pháp luật thay đổi; ngày cập nhật mới nhất luôn được ghi ở đầu trang.